Bước

Nội dung thực hiện

Chứng từ, hồ sơ

Đơn vị liên quan

Thời gian thực hiện

1. Đề nghị mua sách, báo, tạp chí…

a.

- Hàng năm, theo tiến độ lập dự toán của trường, Thư viện thông báo (qua công văn, lịch tuần) đến các đơn vị có nhu cầu sách, báo…để lập nhu cầu năm tiếp theo và gửi cho Thư viện;

- Các nhu cầu sách giáo khoa, sách, tạp chí tham khảo cho các chuyên ngành phải có ý kiến từ bộ môn của các khoa/ban.

Phiếu yêu cầu sách thư viên, báo (Mẫu TV-01)

- Bộ môn lập phiếu yêu cầu sách, tạp chí chuyên ngành;

- Trưởng đơn vị tập hợp, bổ sung các yêu cầu khác từ đơn vị;

- Thư viện tiếp nhận nhu cầu, bổ sung (nếu thấy cần thiết).

Tháng 11 hàng năm.

b.

- Hàng quý (Tháng cuối của mỗi quý), Thư viện thông báo đến các đơn vị (qua công văn, lịch tuần) để gửi nhu cầu sách, báo của quý sau;

- Các đơn vị có nhu cầu sách, tạp chí mới phát sinh đến Thư viện. (VD: giáo trình, tài liệu tham khảo đơn vị mới xuất bản, các sách, tạp chí mới bổ sung…)

Phiếu yêu cầu sách thư viên, báo (Mẫu TV-01)

- Bộ môn lập phiếu yêu cầu sách, tạp chí chuyên ngành;

- Trưởng đơn vị tập hợp, bổ sung các yêu cầu khác từ đơn vị;

- Thư viện tiếp nhận nhu cầu, bổ sung nhu cầu khác.

Tháng cuối của mỗi quý

c.

- Trường hợp các đơn vị có nhu cầu phát sinh đột xuất, cấp thiết, Thư viện tiếp nhận yêu cầu của đơn vị.

Phiếu yêu cầu sách thư viên, báo (Mẫu TV-01)

- Bộ môn lập phiếu yêu cầu sách, tạp chí chuyên ngành;

- Trưởng đơn vị tập hợp, bổ sung các yêu cầu khác;

- Thư viện tiếp nhận nhu cầu.

Khi phát sinh nhu cầu cấp thiết

2. Thẩm định nhu cầu, lập kế hoạch mua

- Khi tiếp nhận nhu cầu từ các đơn vị (hàng năm, quý), Thư viện tiến hành tổng hợp, thẩm định nhu cầu, rà soát tình trạng sách hiện có, rà soát dự toán ngân sách năm để lập kế hoạch và dự toán mua của năm, của quý kèm theo các phiếu yêu cầu gửi cho P.TCKT để kiểm soát dự toán và trình BGH duyệt.

- Kế hoạch mua sách, báo, tạp chí…

- Các phiếu cầu mua sách…

- Thư viện lập kế hoạch và dự toán mua;

- P.TCKT trình kế hoạch và dự toán cho BGH

2 ngày

3. Thực hiện đặt hàng mua

- Căn cứ vào kế hoạch mua đã được BGH duyệt, Thư viện tiến hành lập thông báo đặt hàng gửi đến các nhà cung cấp;

- Đồng thời, Thư viện gửi thông báo đặt hàng đến P.TCKT để chủ động khảo sát giá và mời đặt hàng thêm nhà cung cấp để kiểm soát giá.

Thông báo đặt hàng

- Thư viện lập thông báo đặt hàng;

- P.TCKT kiểm soát giá..

- Từ 3 đến 5 ngày (đối với chào hàng cạnh tranh);

4. Nhận báo giá của nhà cung cấp

- Thư viện và P.TCKT tiếp nhận các báo giá. Các bảng báo giá phải được niêm phong kín;

- Thư viện và P.TCKT phối hợp thực hiện xét chọn nhà cung cấp.

- Các báo giá còn niêm phong kín;

- Biên bản chọn nhà cung cấp.

- Thư viện và P.TCKT nhận các báo giá, giữ niêm phòng;

- Thư viện và P.TCKT phối hợp xét chọn và lập biên bản chọn nhà cung cấp

2 ngày.

5. Ký hợp đồng mua bán

- Căn cứ vào biên bản chọn nhà cung cấp, P.TCKT lập quyết định lựa chọn nhà cung cấp; soạn thảo và trình BGH ký hợp đồng với nhà cung cấp. Đồng thời chuyển 1 bản hợp đồng mua bán cho Thư viện để triển khai hợp đồng.

- Quyết định chọn nhà cung cấp

- Hợp đồng với nhà cung cấp.

- P.TCKT soạn thảo hồ sơ trình BGH ký.

- Thư viện phối hợp với P.TCKT để hoàn chỉnh các hồ sơ liên quan.

2 ngày.

6. Triển khai, theo dõi thực hiện hợp đồng

- Căn cứ vào hợp đồng ký kết, Thư viện triển khai thực hiện, lập đề nghị tạm ứng theo hợp đồng (nếu có);

- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tiến hành nhận hàng, nghiệm thu hợp đồng;

- Lập giấy đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp khi công việc hoàn thành.

- Giấy đề nghị tạm ứng;

- Biên bản giao nhận hàng hoá, biên bản nghiệm thu công việc;

- Hoá đơn bán hàng;

- Giấy đề nghị thanh toán.

Thư viện

- Theo điều khoản thực hiện trong hợp đồng;

- Hoàn chỉnh hồ sơ thanh lý hợp đồng trong vòng 5 ngày sau khi nghiệm thu công việc.

7. Thanh lý hợp đồng

P.TCKT nhận đầy đủ các chứng từ nghiệm thu công việc từ Thư viện (biên bản giao nhận hàng hoá, hoá đơn bán hàng, giấy đề nghị thanh toán) và thực hiện thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp.

Hồ sơ thanh lý hợp đồng

P.TCKT

2 ngày sau khi nhận đầy đủ hồ sơ.

8. Thanh toán nhà cung cấp

P.TCKT lập chứng từ thanh toán, trình BGH duyệt, chuyển tiền cho nhà cung cấp theo hợp đồng.

Hồ sơ thanh toán qua kho bạc

P.TCKT

5 ngày